Biên bản hủy hóa đơn là một tài liệu quan trọng trong hoạt động kinh doanh của nhà hàng và khách sạn, đóng vai trò quyết định trong việc ghi nhận các sai sót liên quan đến hóa đơn. Sự chính xác và tính minh bạch trong việc lập biên bản này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn duy trì uy tín với khách hàng. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về biên bản hủy hóa đơn, quy trình lập và những lưu ý cần thiết trong bài viết dưới đây.
Biên bản hủy hóa đơn
Biên bản hủy hóa đơn là gì?
Biên bản hủy hóa đơn được lập nhằm ghi nhận các sai sót trong hóa đơn để tiến hành hủy bỏ. Điều này đặc biệt cần thiết khi việc lập hóa đơn không đúng cách, sai thông tin hoặc thông tin không còn phù hợp. Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, trong trường hợp doanh nghiệp phát hiện sai sót trong hóa đơn, việc lập biên bản hủy hóa đơn phải được thực hiện để đảm bảo rằng hai bên liên quan đều cam kết không khai thác thông tin sai lệch từ hóa đơn đã lập.
Khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn?
- Hóa đơn in sai, in thừa hoặc in thiếu thông tin cần được hủy trước khi thực hiện thanh lý hợp đồng hoặc giao dịch liên quan đến hóa đơn.
- Hóa đơn không tiếp tục được sử dụng do những thay đổi trong quy định hoặc hoạt động của doanh nghiệp.
- Hủy hóa đơn đã được lập nhưng không giao cho khách hàng hoặc các đơn vị kế toán theo quy định của pháp luật.
Trong trường hợp hóa đơn đã được thông báo phát hành và có đầy đủ thông tin nhưng chưa sử dụng, doanh nghiệp cần phải thông báo hủy hóa đơn với cơ quan thuế nhà nước và một hóa đơn mới cần được phát hành.
Quy trình hủy hóa đơn
Thành lập hội đồng hủy hóa đơn
- Các thành viên trong hội đồng phải ký vào biên bản hủy hóa đơn. Trong trường hợp có sai sót, các thành viên sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.
- Doanh nghiệp không cần thực hiện bước này nếu không có sự tham gia của hội đồng.
Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
- Kiểm kê tất cả hóa đơn cần hủy kỹ lưỡng để tránh sai sót có thể xảy ra.
Kiểm kê hóa đơn
Hủy hóa đơn và lập biên bản hủy
- Lưu lại toàn bộ hồ sơ hủy hóa đơn.
- Lập 02 bản thông báo kết quả hủy hóa đơn: 01 bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (thời hạn không quá 05 ngày tính từ ngày thực hiện hủy hóa đơn), 01 bản lưu tại doanh nghiệp.
Tải mẫu Biên bản hủy hóa đơn TẠI ĐÂY
Thông báo kết quả hủy hóa đơn đến cơ quan thuế
Có thể thông báo qua 02 hình thức:
- Hình thức 01: Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế.
- Hình thức 02: Nộp qua phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai).
Lưu ý khi viết biên bản hủy hóa đơn
Biên bản hủy hóa đơn cần có đầy đủ những nội dung sau:
- Căn cứ vào nghị định/thông tư của Bộ tài chính.
- Ngày/tháng/năm lập biên bản.
- Người đại diện, chức vụ, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, email, fax…
- Nội dung hủy hóa đơn rõ ràng.
- Chữ ký và con dấu của hai bên đại diện.
Biên bản hủy hóa đơn phải được lập 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.
Phân biệt biên bản hủy hóa đơn và biên bản thu hồi hóa đơn
Khác với biên bản hủy hóa đơn, biên bản thu hồi hóa đơn được lập khi hóa đơn đã được lập và giao cho người mua nhưng chưa giao sản phẩm, cung ứng dịch vụ hoặc chưa kê khai thuế nhưng phát hiện lỗi sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện rõ lý do thu hồi và người bán cần gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn và tiến hành lập hóa đơn mới theo quy định.
Biên bản thu hồi hóa đơn
Trong quá trình làm việc với hóa đơn, người chịu trách nhiệm xử lý cần xem xét từng trường hợp để quyết định lập biên bản hủy hóa đơn hay biên bản thu hồi. Những kiến thức này rất cần thiết để doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thực hiện đúng theo quy định pháp luật nhằm tránh bị xử phạt. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn nhiều thông tin hữu ích.
Tin liên quan
Biên Bản Bàn Giao Công Việc – Thủ Tục Không Thể Thiếu Trước Khi Nghỉ Việc
Biên Bản Nghiệm Thu Là Gì? Mẫu Biên Bản Nghiệm Thu Công Việc Mới Nhất
