Thư mời phỏng vấn là gì?
Thư mời phỏng vấn là một văn bản quan trọng trong quy trình tuyển dụng, giúp các công ty tổ chức và thông báo về buổi phỏng vấn cho các ứng viên. Qua bức thư này, những thông tin cơ bản như thời gian, địa điểm và lý do sẽ được truyền tải một cách rõ ràng. Đối với ứng viên, nhận được thư mời phỏng vấn không chỉ là bước tiến trong quá trình xin việc mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của nhà tuyển dụng.
Thư mời phỏng vấn qua email cần có những gì?
Để thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt cho ứng viên, thư mời phỏng vấn cần phải bao gồm đầy đủ các thành phần sau:
Chủ đề email: Dòng chủ đề nên ngắn gọn và súc tích, nêu rõ nội dung thư. Có thể sử dụng cấu trúc như “Thư mời phỏng vấn – Tên công ty” hoặc “Tên công ty – Thư mời”.
Nội dung thư: Thư nội dung cần trình bày ngắn gọn các điểm chính như cảm ơn ứng viên đã quan tâm, giới thiệu sơ lược về doanh nghiệp và mục đích của thư, thông tin ngày giờ, địa điểm phỏng vấn và thông tin liên hệ để ứng viên dễ dàng phản hồi.
Kết thư: Kết thúc thư nên thể hiện sự kính trọng đối với ứng viên và mong muốn được chào đón họ trong buổi phỏng vấn.
Tất cả các phần này cần được truyền đạt một cách mạch lạc và súc tích.
Mẫu thư mời phỏng vấn
Một số lưu ý khi gửi thư mời phỏng vấn
Xác định rõ thời gian và địa điểm phỏng vấn
Trong phần thân thư, cần nêu rõ ngày, tháng, năm và giờ phỏng vấn. Đối với địa điểm, nếu công ty nằm ở khu vực khó tìm, bạn nên ghi chú hướng dẫn để ứng viên có thể dễ dàng tiếp cận.
Ngôn ngữ thân thiện và chuyên nghiệp
Ngôn ngữ sử dụng trong thư cũng rất quan trọng. Hãy giữ cho câu chữ lịch sự, nhẹ nhàng nhưng vẫn cần sự trang trọng. Điều này giúp ứng viên cảm nhận được môi trường làm việc chuyên nghiệp mà công ty bạn đang tạo dựng.
Hướng dẫn cụ thể để ứng viên tìm được địa điểm phỏng vấn
Nhiều ứng viên có thể gặp khó khăn trong việc tìm đường đến địa chỉ phỏng vấn, đặc biệt khi công ty nằm trong những tòa nhà lớn hoặc trung tâm thương mại. Bạn nên cung cấp những chỉ dẫn cụ thể để hỗ trợ ứng viên tránh lãng phí thời gian.
Gọi điện xác nhận sau khi gửi email
Một bước quan trọng không thể bỏ qua là gọi điện xác nhận với ứng viên sau khi bạn gửi thư mời. Điều này giúp đảm bảo rằng ứng viên đã nhận được thông tin và tránh tình trạng họ bỏ lỡ cuộc hẹn do chưa kiểm tra email.
Các mẫu thư mời phỏng vấn phổ biến
Dưới đây là ba mẫu thư mời phỏng vấn mà bạn có thể tham khảo và điều chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình:
Mẫu 1.
Kính gửi Ông/Bà [Tên ứng viên],
Chúng tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ông/Bà vì đã quan tâm đến vị trí tuyển dụng tại [Tên công ty]. Qua hồ sơ ứng tuyển, chúng tôi nhận thấy Ông/Bà có những kỹ năng và kiến thức phù hợp với yêu cầu.
Chúng tôi rất vui mừng được mời Ông/Bà tham gia buổi phỏng vấn tại văn phòng của chúng tôi như sau:
Địa chỉ: [Địa chỉ văn phòng]
Thời gian: [Thời gian và ngày]
Xin vui lòng xác nhận sự tham gia bằng cách phản hồi email này hoặc liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây:
Địa chỉ liên hệ: [Thông tin liên hệ]
Chúng tôi rất mong có cơ hội trao đổi với Ông/Bà về khả năng hợp tác trong tương lai.
Trân trọng.
Mẫu 2.
Kính gửi Ông/Bà [Tên ứng viên],
Chúng tôi xin chúc mừng Ông/Bà đã vượt qua vòng sơ tuyển tại [Tên công ty] cho vị trí [Tên vị trí]. Hồ sơ của Ông/Bà đã cho thấy sự phù hợp về cả kiến thức và kinh nghiệm với vị trí này.
Chúng tôi vui mừng mời Ông/Bà tham gia cuộc phỏng vấn cá nhân tại văn phòng của chúng tôi theo thông tin chi tiết sau:
Địa chỉ: [Địa chỉ văn phòng]
Thời gian: [Thời gian và ngày]
Xin vui lòng xác nhận tham gia theo thông tin trên hoặc liên hệ để điều chỉnh thời gian nếu cần thiết:
Địa chỉ liên hệ: [Thông tin liên hệ]
Chúng tôi rất trông đợi cuộc gặp gỡ để thảo luận về cơ hội hợp tác.
Trân trọng.
Mẫu 3.
Chào bạn [Tên ứng viên],
Chúng tôi rất cảm ơn bạn đã dành thời gian tìm hiểu về [Tên công ty] và gửi hồ sơ ứng tuyển cho vị trí [Tên vị trí]. Chúng tôi rất mong có cơ hội trao đổi với bạn.
Chúng tôi xin mời bạn tham gia cuộc phỏng vấn tại văn phòng của chúng tôi như sau:
Thời gian: [Thời gian và ngày]
Địa điểm: [Địa chỉ văn phòng]
Rất mong bạn có thể đảm bảo sự tham gia đúng giờ để có một cuộc trò chuyện hiệu quả. Xin vui lòng xác nhận sự tham gia cuộc phỏng vấn này bằng cách phản hồi email hoặc liên hệ trực tiếp qua số điện thoại dưới đây nếu cần thêm thông tin:
Số điện thoại: [Số điện thoại liên hệ]
Chúng tôi hân hạnh được đón tiếp bạn và chờ đợi cuộc trao đổi trong thời gian sớm nhất.
Trân trọng.
Kết luận
Trên đây là chi tiết hướng dẫn về thư mời phỏng vấn và các mẫu thư có thể tham khảo. Việc gửi thư mời phỏng vấn không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn tạo ấn tượng tốt cho ứng viên về công ty bạn. Để tìm hiểu nhiều hơn về quy trình tuyển dụng và cách nâng cao kỹ năng quản lý nhân sự, hãy truy cập website matechworks.vn.
