Nhân viên lễ tân không chỉ là bộ mặt của khách sạn hay nhà hàng, mà còn là cầu nối giữa khách hàng và dịch vụ mà cơ sở cung cấp. Lễ tân chính là người đầu tiên ghi dấu ấn, tạo cảm giác cho khách hàng khi họ bước vào, do đó vai trò và trách nhiệm của họ là vô cùng lớn. Hãy cùng khám phá chi tiết về công việc này để hiểu rõ hơn về những gì một nhân viên lễ tân cần làm và các kỹ năng thiết yếu để thành công trong nghề.
Nhân viên lễ tân là ai?
Nhân viên lễ tân là người đảm nhận các công việc liên quan trực tiếp đến việc đón tiếp khách hàng, giúp họ hoàn tất các thủ tục cần thiết tại quầy lễ tân như check-in, check-out hoặc giải đáp thắc mắc, yêu cầu của khách. Vai trò của họ không chỉ đơn thuần là xử lý giấy tờ hay trả lời điện thoại, mà còn cần tạo ra trải nghiệm tích cực cho khách hàng thông qua thái độ phục vụ chuyên nghiệp.
Nhân viên lễ tân chào đón khách hàng
Mô tả công việc của nhân viên lễ tân
Chuẩn bị trước khi đón khách
- Kiểm tra số lượng phòng check-out, check-in cũng như tình trạng phòng sẵn sàng để đón khách.
- Xác nhận số lượng khách đã đặt phòng hoặc bàn trong ngày và những ngày tiếp theo.
- Nắm bắt thông tin liên quan đến những yêu cầu đặc biệt của khách hàng để phục vụ kịp thời.
- Liên hệ với bộ phận Housekeeping để đảm bảo phòng đã được dọn dẹp sạch sẽ và sẵn sàng cho khách.
Tiếp đón khách hàng, thực hiện thủ tục check-in
- Chào đón khách hàng một cách nhiệt tình và thân thiện.
- Nhận thông tin đặt phòng của khách.
- Thực hiện các thủ tục check-in trên hệ thống máy tính và hoàn tất hồ sơ khách hàng.
- Thông báo với các bộ phận liên quan về sự có mặt của khách và hướng dẫn khách đến phòng.
Tư vấn, giải quyết vấn đề của khách
- Tư vấn và giới thiệu dịch vụ, sản phẩm tại nhà hàng, khách sạn.
- Xử lý các vấn đề khó khăn mà khách hàng gặp phải và cung cấp thông tin liên quan để giải quyết nhanh chóng.
- Tiếp nhận phản hồi từ khách và truyền đạt đến các bộ phận liên quan để có hướng giải quyết hiệu quả.
- Cập nhật tình hình phòng/bàn thường xuyên, đảm bảo khách không phải chờ đợi lâu.
Mô tả công việc nhân viên lễ tân
Thực hiện thủ tục check-out cho khách
- Xác nhận các dịch vụ, sản phẩm mà khách đã sử dụng.
- In hóa đơn, thông báo số tiền mà khách cần thanh toán và hoàn trả tiền cho khách.
- Trả lại giấy tờ tùy thân cho khách.
- Chào tạm biệt khách và không quên cảm ơn khách đã lựa chọn dịch vụ của nhà hàng hay khách sạn.
Những lưu ý khi tiếp xúc với khách hàng
Để hoàn thành tốt nhiệm vụ của một nhân viên lễ tân, có một số bí quyết mà bạn nên chú ý:
Kỹ năng giao tiếp mềm mượt: Mang đến cho khách hàng cảm giác thoải mái và được chào đón là một trong những tiêu chuẩn quan trọng nhất mà nhân viên lễ tân phải có. Dù là nói chuyện trực tiếp với khách hay qua điện thoại, bạn luôn cần giữ sự thân thiện và lịch sự.
Luôn lắng nghe và ghi nhận: Một phần lớn kinh nghiệm làm việc của nhân viên lễ tân là lắng nghe những phản hồi từ khách hàng. Cho dù đó là lời khen hay phàn nàn, nhân viên lễ tân cần phải biết cách lắng nghe và ghi nhận một cách chuyên nghiệp.
Thể hiện sự chuyên nghiệp: Sự chuyên nghiệp của nhân viên lễ tân được thể hiện qua cách giao tiếp, trang phục và tác phong làm việc. Do đó, việc giữ gìn hình ảnh và phong thái làm việc chuyên nghiệp là điều cần thiết.
Linh hoạt xử lý tình huống: Một ngày làm việc tại lễ tân sẽ diễn ra với nhiều tình huống đa dạng khác nhau, vì vậy bạn cần nhanh nhạy trong việc xử lý tình huống một cách phù hợp để khách hàng cảm thấy hài lòng.
Công việc của bộ phận lễ tân khách sạn
Nhân viên lễ tân là một công việc đa dạng trong môi trường chuyên nghiệp, đòi hỏi sự năng nổ, và giúp bạn nhanh chóng hoàn thiện bản thân. Hiện nay, nhu cầu tuyển dụng lễ tân khá cao, thu nhập cũng hấp dẫn và nhân sự có cơ hội thăng tiến, phát triển. Hy vọng qua những chia sẻ trên, bạn đã hiểu công việc của lễ tân khách sạn là gì để có cái nhìn đúng đắn, nhận diện khả năng hiện tại của bản thân và tự tin ứng tuyển nhé!
Tin liên quan
“Bí Túi” Ngay Kích Bạn Nhấn Đặt Phòng Khách Sạn Qua Điện Thoại
Overstay Là Gì? Lễ Tân Khách Sạn Thực Hiện Overstay Theo Quy Trình Nào?
