Night Auditor là thuật ngữ không còn xa lạ đối với những ai quan tâm đến ngành dịch vụ khách sạn. Tuy nhiên, để hiểu rõ hơn về vai trò của họ trong việc đảm bảo hoạt động của khách sạn diễn ra suôn sẻ, hãy cùng khám phá những công việc chính mà họ thực hiện trong suốt ca làm việc của mình.
Night Auditor, hay còn gọi là Kiểm toán đêm, là người chịu trách nhiệm kiểm tra, tổng hợp và đảm bảo các hoạt động tài chính diễn ra chính xác trong một ngày. Công việc này không chỉ bao gồm việc xử lý các giao dịch tài chính mà cũng bao gồm việc theo dõi tình trạng phòng và khách lưu trú, đảm bảo mọi thông tin được ghi nhận đầy đủ và chính xác để việc kinh doanh của khách sạn diễn ra một cách hiệu quả.
Night Auditor đang làm việc trong khách sạn
Công việc của Night Auditor
1. Kiểm tra tình trạng phòng và số khách của khách sạn
Night Auditor khởi đầu ca làm việc bằng việc kiểm tra tình trạng các phòng và số khách dự kiến lưu trú. Họ cần xác nhận xem có phòng nào đã check-out nhưng vẫn chưa được cập nhật hay không. Đồng thời, họ cũng cần theo dõi số khách dự kiến đến, kiểm tra xem khách đã thực sự nhận phòng hay chưa, và đặc biệt là nắm rõ tình hình các đặt phòng đã được xác nhận để tránh nhầm lẫn.
- Kiểm tra trạng thái của từng phòng và số phòng còn trống.
- Xác nhận thông tin về khách đã check-in hoặc khách đã đặt phòng nhưng chưa đến.
Kiểm tra tình trạng số phòng
2. Thu thập và điều chỉnh hóa đơn
Một phần không thể thiếu trong công việc của Night Auditor là thu thập hóa đơn từ các bộ phận khác nhau trong khách sạn và cập nhật chúng vào hệ thống quản lý. Họ cần đảm bảo rằng tất cả các chi phí phát sinh trong ngày đã được ghi nhận chính xác và không có sai sót nào.
- Nhận hóa đơn nội bộ từ các bộ phận và nhập liệu vào hệ thống.
- Cập nhật hóa đơn điện thoại và kiểm tra chữ ký của khách hàng.
Night Auditor cập nhật hóa đơn
3. Kiểm tra giới hạn nợ của khách
Night Auditor phải nắm rõ các quy định về giới hạn nợ của mỗi tài khoản khách lưu trú. Công việc này nhằm đảm bảo rằng không có khách nào vượt qua giới hạn nợ đã quy định, tránh tình trạng khách ra về mà không thanh toán chi phí.
4. Đóng ca và chuyển dữ liệu ngày mới
Sau khi hoàn tất tất cả các công việc từ kiểm tra tình trạng phòng, thu thập hóa đơn đến xác nhận giới hạn nợ, Night Auditor sẽ thực hiện thao tác đóng kết thúc công việc trong ngày. Họ cần chuyển dữ liệu từ ngày cũ sang ngày mới và lưu trữ thông tin một cách hợp lý.
5. Chuẩn bị hóa đơn cho khách check-in hôm sau
Night Auditor không chỉ dừng lại ở việc tổng hợp và ghi nhận mà còn chuẩn bị hóa đơn cho khách sẽ check-in vào ngày hôm sau. Họ cần xác định chi phí mà khách phải trả và sắp xếp mọi thứ để đảm bảo khách hàng có trải nghiệm tốt nhất khi đến nhận phòng.
6. Lập báo cáo và quản lý thông tin
Night Auditor tạo ra các báo cáo chi tiết về doanh thu trong ngày, chi phí và hiệu suất phòng. Họ sẽ lập danh sách khách đã check-in cũng như những thông tin quan trọng khác mà phòng quản lý cần nắm rõ.
Công việc của Night Auditor không chỉ đơn thuần là một khâu trong quy trình quản lý khách sạn mà còn là chìa khóa cho sự thành công của toàn bộ hoạt động kinh doanh. Hiểu rõ vai trò này sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về việc điều hành và quản lý khách sạn một cách hiệu quả.
Night Auditor là vị trí quan trọng trong hệ thống quản lý khách sạn, đảm bảo rằng mọi thông tin tài chính và tình trạng phòng đều chính xác, góp phần tạo nên một trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Nếu bạn có ý định theo đuổi sự nghiệp trong ngành hospitality, Night Auditor có thể là một lựa chọn thú vị cần được khám phá.
Đừng quên truy cập matechworks.vn để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích về kỹ năng mềm cũng như những thông tin cần thiết cho sự nghiệp của bạn!
